SUKSES MELAKUKAN PRESENTASI

Saya sering mendapatkan pertanyaan bagaimana melakukan presentasi yang baik.  Banyak CEO, marketing manajer, account axecutive di biro iklan, penyiar yang tampil bagus di depan umum. Di kampus, para mahasiswa juga mengeluh,. Menurut mereka banyak dosen yang tidak pintar untuk diri mereka sendiri, sementara Ilmunya tidak mengalir. Kita semua mema memiliki masalah yang sama ketika harus berbicara di hadapab public. Berikut ini adalah tips bagaimana melakukan presentasi yang baik.

 

1.     Janagan membiasakan diri tergantung pada teks. Teks dapat membunuh bakat, merusak flow, dan menciptakan jarak. Gunakan pointers, sekedar untuk membantu anda.

 

2.     Ukur secara sungguh-sungguh “dalamnya sungai.” Pelajari dulu siapa audience anda, latar belakang, jalan pikiran, pendidikan, dan jabatan mereka. Jangan asal “tembak.”

 

 

3.     Jangan biarkan dua hal ini : yang sudah mereka ketahui, atau yang tak ingin mereka ingin denga. Selalu sajikan hal-hal yang orisinal, jangan merusak mood audience dengan pertanyaan yang mereka tidak sukai.

 

4.     jangan biarkan audience jenuh. Jaga volume suara dan jaga nada agar tidak monoton. Begitu mereka mulai jenuh, ajaklah berdialog, lontarkan sedikit humor.

5.     humor tidak boleh berlebihan. Ia hanya boleh digunakan untuk membangkitkan daya pikir. Jika berlebihan ia akan kehilangan substansi.

 

6.      periksa ruangan dan pasilitas presentasi termasuk mikrofon sebelum presentasi di mulai. Ruangan yang langit-langitnya rendah akan membuat anda cepat letih. Cahaya yang masuk dari kaca jendela dapat mengganggu kosentrasi. Ruangan yang terlalu sempit akan membatasi gerakan tubuh anda. Tetapi ruangan yang terlalu lebar dapat membuat presentasi tidak terfokus, mikrofon dan sound system yang buruk juga dapat mengganggu kosentrasi.

 

 

7.     biasakan alternative. Jangan bicara sendiri berikan kesempatan kepada pesertauntuk memberikan contoh, jawaban, melakukan aktivitas tertentu (game, teka-teki, atau melakukan sesuatu), tertawa, atau bahkan mendengarkan musik.

 

8.     be specific. Selalu berikan contoh dan ilustrasi. Sesekali berikan cerita

 

 

9.     jangan merendahkan mutu dengan mengatakan “maaf saya sebenarnya tidak siap”, “maaf bahasa inggris saya payah,” “ini bukan bidang saya.” Dsb. Manusia adalah mahluk yang paling yang malas dan hanya mau mendengarkan orang yang layak ia dengar, ia anggap lebih tahu.

 

10. latihan yang cukup. Selalu mintalah umpan balik. Bila perlu rekam, putar ulang kembali, minta pendapat dari orang dekat.

 

 

11. perhatikan bahasa tubuh. Jangan melakukan gerakan yang merusak penampilan.

 

12. berpakaianlah agak cerah agar anda menciptakan kesegaran di dalan ruangan.

 

 

13. jngan bicara seperti sedang ngobrol dengan seseorang. Ingatlah anda berbicara di hadapan puluhan orang, komunikasikan bahasa resmi dengan bahasa percakapanyang layak.

 

 

 

Mudah-mudahan saran-saran diatas dapat membantu rekan-rekan dapalam melakukan presentasi. Dan tulisan ini saya ambil dari salah satu buku yang berjudul “SUKSES MELAKUKAN PRESENTASI” karya dari Bpk.RHENALD KASALI

Ketika Persahabatan Berubah Menjadi Cinta

Tahun 2005 adalah awal perjumpaan w ma dia di salah satu ekstralurikuler yang ada di sekolah w. disitu kita kenalan dan menjalin hubungan sebagai seorang teman layaknya w ma anak-anak lainnya. Tanpa w kira pertemanan w ma dia berubah menjadi persahabatan. Karena w pikir dia orangnya amat sangat bae……

Di tahun 2006 dia menjalin hubungan ma temen yang sebut saja “EZA”.  Eza memberanikan dirinya bwt nyatain cinta ma dia, dan untungnya cinta eza pun di terima ma dia. Eza juga salah satu temen deket w, soalnya kita sempet satu kelas selama 2 tahun.

Abis itu w ngerasa hubungan eza ma dia cocok banget. Soalnya mereka saling melengkapai kekurangan dan kelebihan mereka masing-masing. Banyak banget cerita lucu,seru dan asik yang jalanin ma mereka dan temen-temen w yang lainnya. Sampai g berasa hubungan mereka bertahan sampai umur 3 tahun.

Oia ada yang kelewat nich. Dulu waktu jaman w SMA, w ma temen-temen w bikin basecamp (ngontrak rumah) yang letaknya gak jauh dari sekolah. Tempat itu adalah saksi mati gimana perjalan cerita SMA w, baik dan buruknya w. di tempat itu w lakuin semuanya.

Beda ama dza dan dia, dia ngekost di daerah yang letaknya gak g terlalu jauh juga dari sekolah w. jadi eza jarang banget nongkrong bareng w dan temen-temen yang laen. Soalnya eza biasanya ngabisin waktunya di kostan cwe’y…..

Gak kerasa kami pun lulus SMA. Dan alhamdulillah di SMA w gak ada satu siswa pun yang gak lulus (lulus 100%). Nah disini awal cerita baru w mulai….

Setelah lulus SMA otomatis kita jadi terpisah. Ada yang milih kuliah di luar kota, ada yang ngebuka usaha sendiri, dan ada juga yang milih gak ngapa-ngapain (nganggur).

Tapi untungnya gak lama w lulus, w langsung dapet kerjaan di kota kembang Bandung.

3 bulan lamanya w kerja di Bandung sebagai egent yang tugasnya nyari tellent-tellent baru buat di orbitin jadi seorang Entertaiment. Sebenernya w betah dengan kerjaan itu, karena bukan hanya dapet duit dan ilmu, w juga jadi sering banget ketemu ma artis-artis ibu kota. Tapi ada hal yang menurut w gak sejalan ma pola pikir w. dan kahirnya w keluar dari kerjaan w.

Selama 3 bulan itu w gak pernah tahu kabar temen-temen SMA w. dan akhirnya setelah w keluar dari kerjaan w, w langsung balik ke kota asala w (CIANJUR). Dari situ w langsung nyari-nyari info tentang temen-temen w. ternyata temen-temen w udah pada gak ada d kota asal w, mereka udah pada ngejar cita-cita mereka masing-masing di luar kota. Termasi\uk eza sama cwe’y…..

W pun nganggur selama 5 bulan. Sampai akhirnya ada temen w yang ngajakin w kerja di daerah bogor. Tanpa basa-basi w langsung berangkat ke bogor buat nemuin temen w itu. Gak lama setelah w keterima kerja di bogor, w ngedenger kalau c eza putus ma cwe’y. kta’y sich gara-gara eza’y gak bisa LDR (long distance relationship),

Dari sana w sempet ngerasa kecewa ma eza. Soalnya hubungan mereka selama 3 tahun harus kandas di tengah jalan hanya karena leak mereka yang berjauhan. Tapi w pikir “yaudah lah, kenapa w meski mikirin mereka”.

Menginjak bulan agustus 2009, w dapet tawaran dari om w untuk ngelanjutin sekolah w ke perguruan tinggi. Dan Universitas Gunadarma adalah pilihan w untuk kuliah. Sampai dia pun denger kalau w sekarang kuliah d Depok, gak lama w kuliah, w ketemuan ma dia d kampus w. disitu w banyak banget bergagi pengalaman hidup di kota besa ma dia. Sampai akhirnya w maen kerumahnya dia yang di Jakarta.

Banyak banget tawa dan canda tercipta disitu ya wajar aja, soalnya kita udah lama banget gak ketemu. Sampai w gak percaya, kalau pertemuan w ma dia menimbulkan perasaan yang beda (entah cinta or pa lah w gak ngerti). Tapi waktu w berpikiran kalau perasaan ini gak boleh berkembang. Karena w gak mau dia jadi beda ke w gara-gara hal konyol kaya gini.

Sampai akhirnya tepat di tanggal 15 Mei 2010 dia nyatain perasaannya ke w. sempat ada rasa kaget,ragu dan gak percaya. Yaaaa soalnya w pikir secepat itu kah cinta itu datang? Tapi setelah w denger semua penjelasan dari dia, w yakin kalau dia bener-bener cinta ma w.

Tapi disisi lain ada pihak yang memberatkan w untuk nerima cintanya dia, dan itu adalah “EZA” ama temen-temen w. w pikir masa sih w tega ngejalanin hubungan ama mantan temen w sendiri, dan dia kan sahabat w dari dulu? Tapi semua itu hilang setelah w sepakat ma dia buat nyoba ngejalanin hubungan ini. Dan akhirnya kita pun jadian tanpa ada saatu orang pun temen-temen kita yang tahu (backstreet).

 

Pengenalan Pada Manajemen Informasi

Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang.  Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

Manajemen Informasi

Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998)

1.    Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan

Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen informasi.

1.1    Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat

1.      Pengaruh Ekonomi Internasional

2.      Persaingan Dunia

3.      Kompleksitas Teknologi yang Meningkat

4.      Batas waktu yang Singkat

5.      Kendala kendala Sosial

1.2    Kemampuan komputer yang semakin baik

2.    Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.

2.1.           Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

2.1.1       Keahlian komunikasi

Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.

2.1.2       Keahlian Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk  meraih kesempatan.

Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

2.2             Pengetahuan manajemen

Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.

Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer  dsb.

Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

2.3       Manajer dan Sistem

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

2.3.1       Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan  ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.

2.3.2       Elemen Sistem

Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)

	Tujuan

	Input				Transformasi

2.3.3       Subsistem dan Supersistem

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut  disebut subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut  supersistem.

2.3.4       Jenis-jenis Sistem

Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan (tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system), sedangkan sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system).

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut sistem tertutup (close system).

Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan informasi untuk mewakili sistem fisik.

2.4       Sistem Perusahaan

Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.

Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.

Pandangan Sistem ini,

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

3.    Data dan Informasi

Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya.

4.          Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.

Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :

o       Perangkat keras (hardware)

o       Perangkat lunak (software)

o       Prosedur

o       Orang

o       Basisdata

o       Jaringan komputer dan komunikasi data

5.          Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer

5.1       Fokus Awal pada Data

Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

5.2       Fokus pada Informasi

Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.

5.3       Fokus pada Pendukung Keputusan

Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

5.4.     Fokus pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

5.5.     Fokus pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.

Pertanyaan :

1. Sebutkan sumber daya fisik dan konseptual perusahaan.
2. Materi ini menyebutkan dua keahlian dasar yang harus dimiliki seorang manajer. Sebutkan.
3. Jelaskan perbedaan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
4. Apakah mekanisme kontrol dari suatu perusahaan
5. Apakah yang dimaksud dengan manajemen Informasi ?
6. Jelaskan perbedaan data dan informasi serta berikan contoh.
7. Setiap bulannya, kantor telepon, mencetak ribuan tagihan . Apakah tagihan-tagihan tersebut data atau informasi ?
8. Sebutkan apa saja tujuan manajer memiliki alasan pandangan sistem
9. Apa saja lima subsistem CBIS ? cocokkan subsistem dengan satu dari istilah-istilah berikut; data, konsultasi, komunikasi, informasi, masalah spesifik.
10. Adakah perbedaan antara Sistem Informasi dengan Sistem Informasi Manajemen ? Jelaskan.

Daftar Bacaan

1.        Abdul Kadir, Pengenalan Informasi, Andi Jogyakarta, 2003, Bab1, Bab 3, Bab 4

2.        E.S Margianti, D. Suryadi H.S, Sistem Informasi Manajemen, Gunadarma, 1994, Bab 1

3.        Jogiyanto, Pengenalan Komputer, Andi Jogyakarta, 1999, Bab 20

4.        McLeod, Management Information System, Prentice-Hall, 1998, Chapter 1